聯合行文的公文格式

黨政機關公文處理工作中，經常遇到涉及多個機關職權范圍的事務，需要多個機關聯合行文。除了在公文擬制、辦理、行文規則等方面的不同外，聯合行文與單一機關行文在公文格式方面有顯著不同。本文對《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和《黨政機關公文格式》國家標準（以下簡稱“國標”）的相關規定進行匯總，分析聯合行文公文格式與單一機關行文的不同，同時指出工作實踐中聯合行文的常見格式錯誤。

《條例》第9條規定，公文一般由18個公文格式要素組成。其中，發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、發文機關署名、成文日期、印章等七個公文格式要素的編排格式，在聯合行文中有所不同。

一、發文機關標志

1.《條例》規定：“聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。”因此，如果一件公文發文機關標志單獨使用一個發文機關名稱，則既有可能是單一機關行文，也有可能是聯合行文。

2.“國標”規定：“聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有‘文件’二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。”

二、發文字號

《條例》規定：“聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。”因此，無論是單一機關行文還是聯合行文，發文字號的外在表現形式是相同的，單獨從發文字號無法判斷公文是否為聯合行文。

三、簽發人

1.《條例》規定：“上行文應當標注簽發人姓名”“聯合發文由所有聯署機關的負責人會簽”。因此，上行文應當標注所有聯合發文機關的簽發人姓名。反過來，根據上行文是否有多個不同機關的簽發人，也可以判斷該上行文是否為聯合行文。

2.“國標”規定：“如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。”

3.典型錯情：聯合上行文只標注主辦機關簽發人姓名。

▲圖1 典型錯情：聯合上行文只標注主辦機關簽發人姓名

四、標題

《條例》規定：標題“由發文機關名稱、事由和文種組成。”可見，聯合行文應當在標題中體現所有發文機關名稱。如果聯合發文機關較多，為避免標題過長，可在公文標題中使用“主辦機關名稱+等”的形式，同時在正文第一段中點明所有聯合發文機關。

五、發文機關署名、成文日期和印章

1.《條例》規定：“聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期”“公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。”

可見，聯合行文的發文機關署名，應當署所有聯合發文機關全稱或規范化簡稱；除“有特定發文機關標志的普發性公文和電報”外，聯合行文應當加蓋所有聯合發文機關印章，并與署名機關相符。反過來，也可以通過發文機關署名和印章來判斷公文是否為聯合行文。

2.“國標”規定

（1）加蓋印章的公文

對于加蓋印章的公文，成文日期一般右空四字編排。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

▲圖2 典型錯情：兩個聯合發文機關印章共同下壓發文機關名稱和成文日期

（2）不加蓋印章的公文

對于不加蓋印章的公文，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依此向下編排。

3.典型錯情：

（1）聯合行文只署主辦機關名稱；

（2）非“有特定發文機關標志的普發性公文和電報”，卻只署名未加蓋印章；

（3）加蓋印章的公文，成文日期未右空四字編排；

（4）雖然署了所有聯合發文機關名稱，但只加蓋了主辦機關印章；

（5）兩個聯合發文機關印章共同下壓發文機關名稱和成文日期；

（6）兩個聯合發文機關印章端正、居中下壓各自發文機關名稱，但共同下壓成文日期；

▲圖3典型錯情：兩個聯合發文機關印章端正、居中下壓各自發文機關名稱，但共同下壓成文日期

（7）發文機關名稱和成文日期按不蓋章格式編排，同時加蓋主辦機關印章。

▲圖4 典型錯情：發文機關名稱和成文日期按不蓋章格式編排，同時加蓋主辦機關印章

綜上所述，18個公文格式要素中，有七個公文格式要素與聯合行文密切相關，在聯合行文時需對這七個要素的編排予以特別注意。